Catalogue
Tout ce qui peut être automatisé dans une petite entreprise
Soixante tâches, classées par métier et par outil. Chacune a sa page : ce qui se passe avant, ce qui se passe après, ce qu’il faut chez vous, ce que ça coûte.
Ce n’est pas un menu, ce sont des exemples. Au diagnostic, on part de vos outils, de vos habitudes et de vos problèmes, et on construit ce qui vous manque — même si ce n’est dans aucune liste.
60 automatisations · Les durées sont des estimations, à confirmer chez vous.
- Devis & ventes
Traiter les demandes de devis sans en perdre une
- Avant
- Chaque mail est lu, trié, recopié à la main.
- Après
- Fiche créée, accusé de réception envoyé dans la minute, rappel si pas de réponse sous 48 h.
≈ 2 h/sem · estimation
- Devis & ventes
Transformer un devis signé en facture d’acompte
- Avant
- Ressaisie dans la compta.
- Après
- Facture créée et envoyée à la signature.
≈ 20 min/devis · estimation
- Devis & ventes
Relancer les devis restés sans réponse
- Avant
- On oublie, le client va ailleurs.
- Après
- Relance à J+3 et J+10 avec un message personnalisé.
≈ 1 h/sem · estimation
- Devis & ventes
Envoyer les demandes du site directement dans votre suivi
- Avant
- Les formulaires arrivent par mail, se perdent.
- Après
- Chaque demande devient une ligne ou une fiche, avec sa source.
≈ 1 h/sem · estimation
- Devis & ventes
Pré-qualifier les demandes avec l’IA
- Avant
- Toutes les demandes se ressemblent.
- Après
- L’IA résume, note l’urgence, propose la réponse.
≈ 1 h/sem · estimation
- Devis & ventes
Répondre aux demandes de tarifs automatiquement
- Avant
- Dix fois la même réponse par jour.
- Après
- Réponse instantanée avec votre grille et un lien de rendez-vous.
≈ 2 h/sem · estimation
- Devis & ventes
Recevoir chaque lundi l’état de vos devis en cours
- Avant
- On ne sait plus qui a répondu.
- Après
- Un mail : devis envoyés, signés, en attente, à relancer.
≈ 30 min/sem · estimation
- Facturation & trésorerie
Relancer les factures impayées, poliment, sans y penser
- Avant
- On relance tard ou jamais.
- Après
- J+7, J+15, J+30, ton progressif, arrêt automatique au paiement.
≈ 1 h/sem + trésorerie · estimation
- Facturation & trésorerie
Marquer les factures payées automatiquement
- Avant
- Vérification manuelle des virements.
- Après
- Paiement détecté, facture soldée, client remercié.
≈ 45 min/sem · estimation
- Facturation & trésorerie
Facturer les abonnements et prestations récurrentes tout seul
- Avant
- Factures mensuelles faites à la main.
- Après
- Générées et envoyées le 1er du mois.
≈ 1 h/mois · estimation
- Facturation & trésorerie
Traiter les notes de frais à partir d’une photo
- Avant
- Tickets perdus, saisie en fin de mois.
- Après
- Photo envoyée sur WhatsApp : montant, TVA, catégorie extraits, ligne créée.
≈ 1 h/mois · estimation
- Facturation & trésorerie
Préparer les pièces pour l’expert-comptable
- Avant
- Recherche de justificatifs chaque trimestre.
- Après
- Dossier constitué et envoyé automatiquement.
≈ 2 h/trim · estimation
- Facturation & trésorerie
Être prévenu quand la trésorerie passe sous un seuil
- Avant
- Mauvaise surprise.
- Après
- Alerte WhatsApp avec les encaissements attendus.
sécurité
- Clients & service
Répondre aux questions répétitives en votre nom
- Avant
- Horaires, tarifs, délais, zone d’intervention, dix fois par jour.
- Après
- Un assistant répond à partir de vos infos et vous passe les vrais clients.
≈ 3 h/sem · estimation
- Clients & service
Accuser réception de chaque demande avec le bon message
- Avant
- Silence pendant des heures.
- Après
- Réponse immédiate adaptée : devis, SAV, rendez-vous.
≈ 1 h/sem · estimation
- Clients & service
Suivre les réclamations sans rien oublier
- Avant
- Réclamations dans les mails, WhatsApp, appels.
- Après
- Tout arrive dans un tableau avec statut et rappel.
≈ 1 h/sem · estimation
- Clients & service
Envoyer un dossier complet à chaque nouveau client
- Avant
- Contrat, RIB, infos pratiques envoyés un par un.
- Après
- Un dossier, signé en ligne, classé, vous êtes prévenu.
≈ 30 min/client · estimation
- Clients & service
Garder les fiches clients à jour toutes seules
- Avant
- Adresses et numéros périmés.
- Après
- Chaque échange met la fiche à jour.
qualité
- Clients & service
Envoyer un message aux dates importantes
- Avant
- On n’y pense jamais.
- Après
- Message le jour J, offre optionnelle.
fidélité
- Clients & service
Relancer les clients qui ne sont pas revenus
- Avant
- Clients oubliés.
- Après
- Message après 6 mois sans commande.
chiffre d’affaires
- Rendez-vous & agenda
Confirmer et rappeler les rendez-vous par SMS
- Avant
- Clients qui oublient, créneaux perdus.
- Après
- Confirmation immédiate, rappel J-1, créneau libéré en cas d’annulation.
moins d’absences
- Rendez-vous & agenda
Laisser les clients réserver seuls, 24 h/24
- Avant
- Le téléphone sonne pendant que vous travaillez.
- Après
- Un lien, des créneaux, une confirmation.
≈ 2 h/sem · estimation
- Rendez-vous & agenda
Remplir un créneau annulé automatiquement
- Avant
- Trou dans le planning.
- Après
- Les clients en attente reçoivent une proposition.
chiffre d’affaires
- Rendez-vous & agenda
Recevoir la fiche du client avant chaque rendez-vous
- Avant
- On arrive sans contexte.
- Après
- Résumé de l’historique la veille.
qualité
- Rendez-vous & agenda
Recevoir sa tournée du jour, dans l’ordre
- Avant
- Planning à reconstituer chaque matin.
- Après
- Liste ordonnée, adresses, itinéraire.
≈ 20 min/jour · estimation
- Avis, réputation & marketing
Demander un avis après chaque prestation
- Avant
- Seuls les mécontents écrivent.
- Après
- Demande envoyée au bon moment, réponses préparées.
réputation
- Avis, réputation & marketing
Répondre à chaque avis en quelques secondes
- Avant
- Avis sans réponse pendant des semaines.
- Après
- Brouillon prêt, vous validez.
≈ 30 min/sem · estimation
- Avis, réputation & marketing
Publier sur les réseaux à partir d’une photo
- Avant
- Publier « quand on a le temps ».
- Après
- Photo envoyée, post prêt à valider.
≈ 1 h/sem · estimation
- Avis, réputation & marketing
Envoyer une lettre mensuelle sans la rédiger
- Avant
- Jamais faite.
- Après
- Brouillon à partir de vos actualités, envoi planifié.
≈ 2 h/mois · estimation
- Avis, réputation & marketing
Être informé de ce que font vos concurrents
- Avant
- On découvre trop tard.
- Après
- Résumé hebdo des nouveautés, prix, avis.
information
- Avis, réputation & marketing
Ne plus rater un message Instagram ou Facebook
- Avant
- Messages vus trop tard.
- Après
- Réponse immédiate, transfert vers vous si besoin.
≈ 1 h/sem · estimation
- Avis, réputation & marketing
Garder votre fiche Google à jour
- Avant
- Horaires faux, photos vieilles.
- Après
- Publication hebdo, horaires synchronisés.
visibilité
- Équipe & RH
Envoyer le planning à l’équipe automatiquement
- Avant
- Planning photographié et envoyé.
- Après
- Chacun reçoit ses horaires le vendredi.
≈ 30 min/sem · estimation
- Équipe & RH
Accueillir un nouveau salarié sans oublier une étape
- Avant
- Checklist mentale.
- Après
- Documents envoyés, accès créés, rappels.
≈ 2 h/embauche · estimation
- Équipe & RH
Gérer les demandes de congés dans WhatsApp
- Avant
- Messages perdus.
- Après
- Demande, validation, agenda mis à jour.
≈ 30 min/mois · estimation
- Équipe & RH
Trier les candidatures et répondre à chacune
- Avant
- CV dans la boîte mail, pas de réponse.
- Après
- Résumé par candidat, réponse envoyée, entretien proposé.
≈ 3 h/recrutement · estimation
- Équipe & RH
Compter les heures sans feuille papier
- Avant
- Feuilles perdues.
- Après
- Pointage WhatsApp, total mensuel calculé.
≈ 1 h/mois · estimation
- Achats, stock & fournisseurs
Passer les commandes récurrentes toutes seules
- Avant
- On rappelle chaque semaine.
- Après
- Commande envoyée selon le stock ou le calendrier.
≈ 1 h/sem · estimation
- Achats, stock & fournisseurs
Être prévenu avant la rupture
- Avant
- Rupture le samedi.
- Après
- Alerte au seuil, proposition de commande.
chiffre d’affaires
- Achats, stock & fournisseurs
Classer les factures fournisseurs à réception
- Avant
- PDF dans la boîte mail.
- Après
- Extraites, renommées, classées, transmises à la compta.
≈ 1 h/sem · estimation
- Achats, stock & fournisseurs
Comparer les prix de vos fournisseurs
- Avant
- On ne compare jamais.
- Après
- Tableau mis à jour à chaque facture.
marge
- Administratif & documents
Faire signer devis, contrats et attestations en ligne
- Avant
- Impression, scan, relance.
- Après
- Envoi, signature, classement, relance automatique.
≈ 30 min/doc · estimation
- Administratif & documents
Ranger automatiquement tout ce qui arrive
- Avant
- Drive en désordre.
- Après
- Chaque fichier nommé et rangé par client et par date.
≈ 1 h/sem · estimation
- Administratif & documents
Envoyer vos attestations à jour à vos clients
- Avant
- URSSAF, assurance, Kbis redemandés chaque trimestre.
- Après
- Dossier à jour envoyé automatiquement, alerte avant expiration.
≈ 1 h/trim · estimation
- Administratif & documents
Retrouver une info dans vos documents en posant la question
- Avant
- On cherche dans 200 PDF.
- Après
- Vous demandez, l’assistant répond avec la source.
≈ 2 h/sem · estimation
- Administratif & documents
Transformer une réunion en compte rendu et en tâches
- Avant
- Notes perdues.
- Après
- Enregistrement, puis résumé, décisions, tâches assignées.
≈ 1 h/réunion · estimation
- Administratif & documents
Traiter le courrier papier en photo
- Avant
- Piles de courrier.
- Après
- Photo, puis lecture, classement, action proposée.
≈ 30 min/sem · estimation
- Pilotage
Recevoir chaque lundi l’essentiel : CA, devis, impayés, rendez-vous
- Avant
- Tableau du dimanche soir.
- Après
- Un mail à 8h, prêt.
≈ 1 h/sem · estimation
- Pilotage
Un tableau de bord qui se met à jour seul
- Avant
- Tableur périmé.
- Après
- Chiffres alimentés en continu.
pilotage
- Pilotage
Être prévenu quand quelque chose sort de l’ordinaire
- Avant
- Baisse découverte trop tard.
- Après
- Alerte si le chiffre d’affaires, les réservations ou les avis chutent.
sécurité
- Spécifiques métiers
Artisans : transformer les photos de chantier en suivi client et en posts
- Avant
- Photos dans le téléphone.
- Après
- Classées par chantier, envoyées au client, post proposé.
≈ 1 h/sem · estimation
- Spécifiques métiers
Artisans : générer les situations de travaux
- Avant
- Calcul manuel mensuel.
- Après
- Situation préparée à partir de l’avancement.
≈ 2 h/mois · estimation
- Spécifiques métiers
Restaurants : confirmer, rappeler, gérer les no-shows
- Avant
- Réservations perdues, tables vides.
- Après
- Confirmation, rappel, liste d’attente.
chiffre d’affaires
- Spécifiques métiers
Restaurants : commander selon le prévisionnel
- Avant
- Commandes de tête.
- Après
- Commandes calculées sur les réservations et le stock.
marge
- Spécifiques métiers
Cabinets : rappels, documents avant consultation, relances d’honoraires
- Avant
- Lapins, dossiers incomplets.
- Après
- Rappel J-1, questionnaire pré-rempli, relance.
≈ 2 h/sem · estimation
- Spécifiques métiers
Agences immobilières : suivre mandats, visites et relances vendeurs
- Avant
- Suivi dans la tête.
- Après
- Compte rendu de visite automatique, relance vendeur hebdo.
≈ 2 h/sem · estimation
- Spécifiques métiers
Garages : rappeler les entretiens et contrôles techniques
- Avant
- Clients qui vont ailleurs.
- Après
- Rappel 1 mois avant, prise de rendez-vous en un clic.
chiffre d’affaires
- Spécifiques métiers
Commerces : gérer les commandes WhatsApp et Instagram
- Avant
- Commandes dans les messages.
- Après
- Commande créée, confirmation, retrait planifié.
≈ 1 h/sem · estimation
- Spécifiques métiers
Agences : envoyer un rapport mensuel à chaque client
- Avant
- Rapports faits à la main.
- Après
- Générés et envoyés le 1er.
≈ 3 h/mois · estimation
- Spécifiques métiers
Professions libérales : relancer les honoraires avec tact
- Avant
- Relance gênante.
- Après
- Séquence douce, arrêt au paiement.
trésorerie
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Si rien ne vaut le coup d’être automatisé chez vous, je vous le dis.
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