Devis & ventes · ≈ 20 min/devis (estimation)
Transformer un devis signé en facture d’acompte
Adapté à vos outils et à votre organisation lors du diagnostic
Le devis est signé, et il faut maintenant le refaire ligne par ligne dans la compta pour sortir la facture d’acompte. Cette automatisation le fait à votre place au moment de la signature, et prévient le client comme vous.
Avant
- Le devis signé revient par mail ou par la signature électronique, puis attend dans un dossier.
- Vous ressaisissez les lignes dans votre logiciel de facturation, avec le risque de vous tromper sur une quantité.
- La facture d’acompte part deux ou trois jours plus tard, et le chantier démarre avant le premier paiement.
Après
- La signature déclenche la création de la facture d’acompte, avec les bonnes lignes et le bon pourcentage.
- Elle est envoyée au client dans la foulée, avec vos coordonnées bancaires et votre message habituel.
- Vous recevez une notification et la facture est déjà dans votre compta, prête à être rapprochée du virement.
Ce qu’il faut chez vous
- Une signature électronique (Yousign, DocuSign ou celle de votre logiciel de devis) ou, à défaut, une boîte mail où reviennent les devis signés.
- Un compte Pennylane, Qonto, Tiime ou Henrri dans lequel créer les factures (avec un autre logiciel, je vérifie au diagnostic qu’il accepte une facture venue de l’extérieur).
- Votre règle d’acompte (30 %, 40 %, 50 %…) et le texte qui accompagne l’envoi.
Ce que ça coûte
1 200 à 1 900 €
Automatisation intermédiaire · Prix fixe, annoncé après le diagnostic gratuit.
Délai
2 semaines
De la commande à la remise, tests compris.
Exemple concret · situation type
Chez un électricien de Tourcoing
Pour qui : artisans, professions libérales, garages, agences & indépendants
Il fait signer ses devis en ligne depuis un an, mais continue de ressaisir chaque devis accepté dans Pennylane pour facturer 40 % d’acompte.
Un mardi, un client signe un devis de mise aux normes à 16 h 12, depuis son téléphone.
À 16 h 13, la facture d’acompte est créée dans Pennylane avec les mêmes lignes et le même total, et numérotée dans la série habituelle.
Le client la reçoit par mail avec le RIB et une phrase de l’électricien : le chantier sera calé dès réception du virement.
L’électricien, lui, reçoit un WhatsApp de trois lignes : devis signé, acompte facturé, montant. Il ne rouvre son ordinateur que le soir.
Questions fréquentes
Mon devis n’a pas exactement les mêmes lignes que ma facture, ça marche quand même ?
Oui, on définit une correspondance une fois pour toutes. La facture d’acompte peut reprendre chaque ligne du devis au pourcentage choisi, ou une seule ligne « Acompte sur devis n° … » avec le montant global. La seconde est souvent la plus lisible, pour le client comme pour l’expert-comptable.
Que se passe-t-il si le client signe puis change d’avis ?
La facture d’acompte existe déjà dans votre compta, comme si vous l’aviez faite à la main. Vous l’annulez par un avoir, exactement comme aujourd’hui. L’automatisation ne supprime jamais une facture : c’est vous qui décidez, et votre numérotation reste continue.
Est-ce que ça fonctionne aussi pour la facture de solde ?
C’est une extension naturelle : quand vous marquez le chantier terminé (une case dans votre tableau ou un mot dans votre logiciel de devis), la facture de solde se crée en déduisant l’acompte. On la met en place si votre façon de clôturer un chantier est assez régulière pour être reconnue.
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Si rien ne vaut le coup d’être automatisé chez vous, je vous le dis.
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