Administratif & documents · ≈ 2 h/sem (estimation)
Retrouver une info dans vos documents en posant la question
Adapté à vos outils et à votre organisation lors du diagnostic
La réponse est quelque part dans deux cents PDF, et vous savez à peu près où, mais pas assez. Cet assistant lit vos documents une fois pour toutes et répond à vos questions en citant le passage et le fichier d’où vient la réponse.
Avant
- Vous ouvrez cinq fichiers pour retrouver une clause, un tarif négocié, une date.
- La recherche par mots-clés du Drive ne trouve rien parce que le mot exact n’y est pas.
- Un collaborateur vous pose une question dont la réponse est dans une procédure que personne ne lit.
Après
- Les dossiers que vous désignez sont indexés ; les nouveaux fichiers le sont à leur arrivée.
- Vous posez une question sur WhatsApp ou dans une page privée : « quel est le délai de préavis dans le contrat X ? »
- La réponse arrive en quelques secondes, avec le passage cité et le lien vers le document. Si rien ne répond, l’assistant le dit.
Ce qu’il faut chez vous
- Vos documents dans un Google Drive, un OneDrive ou un Dropbox, dans les dossiers que vous choisissez d’ouvrir à l’assistant.
- Un canal pour poser les questions : WhatsApp, une page web privée, ou les deux.
- Une liste de vingt questions réelles que vous vous posez souvent, pour tester avant la mise en service.
Ce que ça coûte
1 900 à 3 000 €
Automatisation complète · Prix fixe, annoncé après le diagnostic gratuit.
Délai
3 semaines
De la commande à la remise, tests compris.
Exemple concret · situation type
Chez un cabinet de notaires d’Orchies
Pour qui : professions libérales, agences immobilières, agences & indépendants
Des milliers d’actes, de courriers et de notes internes, et des questions récurrentes des collaborateurs sur les pratiques du cabinet et les dossiers en cours.
Une clerc demande sur la page privée : « dans le dossier Lambert, quelle est la date limite pour lever la condition suspensive de prêt ? »
L’assistant répond en dix secondes : la date, le passage du compromis qui la fixe, et le lien vers le fichier.
Une autre question, sur une procédure interne de facturation des débours, obtient la réponse tirée de la note de service de 2024, avec sa référence.
Sur une question sans réponse dans les documents (« le vendeur a-t-il rappelé ? »), l’assistant dit qu’il ne trouve rien dans les fichiers, et propose de vérifier les mails. Il n’invente pas.
Questions fréquentes
Où vont mes documents ? Sont-ils envoyés à une entreprise d’IA ?
Les documents restent dans votre Drive. Pour répondre, l’assistant en extrait les passages pertinents et les envoie au modèle avec la question, le temps de formuler la réponse ; rien n’est conservé par le fournisseur du modèle, et il peut être hébergé en Europe. L’index (une représentation des textes qui permet la recherche) est stocké dans un espace qui vous appartient. Tout est décrit dans le devis, dossier par dossier.
Peut-il se tromper ?
Il peut mal comprendre une question ou choisir un passage moins pertinent qu’un autre ; c’est pour ça qu’il cite toujours sa source, pour que vous vérifiiez en un clic. Il a pour consigne de dire « je ne trouve pas » plutôt que de compléter avec des connaissances générales. Sur les vingt questions de test, on mesure ensemble le taux de bonnes réponses avant la mise en service.
Combien de documents peut-il lire ?
Des milliers, sans difficulté ; ce qui compte davantage, c’est la qualité des documents (un PDF scanné de travers se lit moins bien qu’un texte) et le périmètre que vous ouvrez. On commence souvent par un ou deux dossiers qui concentrent les questions, puis on élargit.
Automatisations liées
- Administratif & documents
Ranger automatiquement tout ce qui arrive
- Avant
- Drive en désordre.
- Après
- Chaque fichier nommé et rangé par client et par date.
≈ 1 h/sem · estimation
- Administratif & documents
Transformer une réunion en compte rendu et en tâches
- Avant
- Notes perdues.
- Après
- Enregistrement, puis résumé, décisions, tâches assignées.
≈ 1 h/réunion · estimation
- Clients & service
Répondre aux questions répétitives en votre nom
- Avant
- Horaires, tarifs, délais, zone d’intervention, dix fois par jour.
- Après
- Un assistant répond à partir de vos infos et vous passe les vrais clients.
≈ 3 h/sem · estimation
30 minutes gratuites. Vous repartez avec la liste et les prix.
Si rien ne vaut le coup d’être automatisé chez vous, je vous le dis.
Prix fixe · vos outils actuels · vous testez avant de payer le solde