Aller au contenu
Diagnostic gratuit de 30 minÉcrire sur WhatsApp

Administratif & documents · ≈ 1 h/sem (estimation)

Ranger automatiquement tout ce qui arrive

Adapté à vos outils et à votre organisation lors du diagnostic

Le Drive a un dossier « À trier » de six cents fichiers, et la pièce dont vous avez besoin est dedans. Cette automatisation lit chaque document qui arrive, comprend de quoi il s’agit et de qui, et le range avec un nom clair.

Diagnostic gratuit de 30 minToutes les automatisations
Une pièce jointe reçue par mail, lue par l’IA, renommée et rangée dans le bon dossier du Drive

Avant

  • Les pièces jointes s’entassent dans la boîte mail et dans les téléchargements.
  • Les fichiers s’appellent « scan001.pdf » ou « Document (3).pdf ».
  • Retrouver le contrat d’un client prend un quart d’heure et deux recherches par mots-clés.

Après

  • Chaque pièce jointe reçue et chaque fichier déposé dans « à trier » est lu : type (devis, facture, contrat, plan, attestation), client, date.
  • Le fichier est renommé selon votre règle (« 2026-03-12 — Martin — Devis 2026-041.pdf ») et rangé dans le bon dossier.
  • Les documents qu’elle ne sait pas classer restent dans « à trier » avec sa meilleure hypothèse, et vous les tranchez en un clic.

Ce qu’il faut chez vous

GmailGoogle DriveIA
  • Un Google Drive ou un OneDrive avec une arborescence (on la simplifie ensemble si besoin).
  • Une boîte mail Gmail ou Outlook pour les pièces jointes.
  • Votre liste de clients ou de dossiers, pour reconnaître les noms, et votre règle de nommage.

Ce que ça coûte

1 200 à 1 900 €

Automatisation intermédiaire · Prix fixe, annoncé après le diagnostic gratuit.

Délai

2 semaines

De la commande à la remise, tests compris.

Exemple concret · situation type

Chez un cabinet de géomètres de Laon

Pour qui : tous les métiers

  1. Des dossiers de bornage et de division qui durent des mois, avec des plans, des actes, des courriers de mairie et des devis, reçus par mail et par courrier scanné.

  2. Un notaire envoie un acte en pièce jointe. Le fichier est lu : c’est un acte de vente, il concerne la parcelle du dossier « Vaux — division », daté du 4 mars.

  3. Il est renommé « 2026-03-04 — Vaux division — Acte de vente.pdf » et rangé dans le sous-dossier « Actes » du dossier concerné.

  4. Le même jour, un scan de courrier de mairie sans en-tête clair est déposé dans « à trier » avec la mention « probablement dossier Vaux — arrêté ? ». La secrétaire confirme d’un clic.

  5. Six mois plus tard, le géomètre retrouve l’acte en dix secondes, sans chercher dans les mails.

Questions fréquentes

Elle lit mes documents ? Certains sont confidentiels.

Elle les lit pour les classer, comme le ferait une assistante, et ne conserve rien : le document reste dans votre Drive, et seul son nom et son emplacement changent. Le modèle qui lit peut être hébergé en Europe, et vous pouvez exclure des dossiers entiers du classement automatique (par exemple les ressources humaines). Tout cela est écrit dans le devis.

Mon arborescence est déjà compliquée. Faut-il tout refaire ?

Non, on part de ce qui existe et on écrit les règles à partir de vos habitudes réelles : « les devis vont dans le dossier du client, sous-dossier Devis, nommés par date ». Si l’arborescence est incohérente, on la simplifie un peu au passage, avec vous, mais rien n’est déplacé sans votre accord.

Peut-on classer aussi ce qui est déjà en vrac ?

Oui, le stock existant peut être traité par lots, en commençant par les plus récents. C’est souvent quelques centaines de fichiers ; on le fait pendant la construction, avec un rapport de ce qui a été classé et de ce qui reste à trancher. Certains préfèrent ne classer que le nouveau : c’est possible aussi.

Automatisations liées

30 minutes gratuites. Vous repartez avec la liste et les prix.

Si rien ne vaut le coup d’être automatisé chez vous, je vous le dis.

Diagnostic gratuit de 30 min

Prix fixe · vos outils actuels · vous testez avant de payer le solde