Rendez-vous & agenda · qualité
Recevoir la fiche du client avant chaque rendez-vous
Adapté à vos outils et à votre organisation lors du diagnostic
Le rendez-vous commence, et vous cherchez dans votre mémoire ce que ce client avait demandé la dernière fois. Cette automatisation lit votre agenda chaque soir et vous envoie, pour chaque rendez-vous du lendemain, un résumé du client tiré de vos outils.
Avant
- Vous ouvrez le suivi clients cinq minutes avant le rendez-vous, ou pas du tout.
- Vous posez des questions dont la réponse est dans vos propres mails.
- Un impayé, une réclamation en cours ou un devis en attente vous reviennent en pleine réunion.
Après
- La veille à 19 h, un mail ou un message par rendez-vous : qui, depuis quand, ce qui a été fait, les trois derniers échanges.
- Les points ouverts sont mis en avant : devis sans réponse, facture en retard, réclamation, document manquant.
- Pour un nouveau contact, le résumé rassemble ce que vous savez déjà : source, demande initiale, échanges.
Ce qu’il faut chez vous
- Un agenda avec le nom ou l’adresse mail du client dans chaque rendez-vous.
- Vos sources : suivi clients, boîte mail, logiciel de facturation. Plus il y en a, plus la fiche est complète.
- Le format qui vous convient : mail, WhatsApp, ou une note dans le rendez-vous lui-même.
Ce que ça coûte
1 200 à 1 900 €
Automatisation intermédiaire · Prix fixe, annoncé après le diagnostic gratuit.
Délai
2 semaines
De la commande à la remise, tests compris.
Exemple concret · situation type
Chez un expert-comptable de Cambrai
Pour qui : cabinets de santé, professions libérales, agences immobilières, agences & indépendants
Une centaine de dossiers, des rendez-vous de bilan qui s’enchaînent au printemps, et des clients qui s’attendent à ce qu’on se souvienne de tout.
La veille d’un rendez-vous de bilan avec un restaurateur, à 19 h, le résumé arrive : client depuis 2021, dernier échange il y a douze jours sur une question de TVA, une facture d’honoraires de janvier non réglée.
Le résumé signale aussi que le relevé de mars n’a pas été déposé et qu’un mail sur un projet d’embauche est resté sans réponse.
Le matin, l’expert-comptable relit le résumé en trois minutes, prépare une réponse sur l’embauche et prévoit d’aborder l’honoraire en fin de réunion.
Le client repart avec le sentiment d’avoir été suivi. Le cabinet n’a rien préparé de plus qu’avant : il a simplement lu ce qu’il savait déjà.
Questions fréquentes
Combien de temps en arrière remonte le résumé ?
Par défaut, les trois derniers échanges et les douze derniers mois d’activité, plus tous les points ouverts quelle que soit leur date. C’est un réglage : pour un client vu chaque semaine, une semaine suffit ; pour un client annuel, on remonte à la dernière visite. Le résumé reste court exprès, une page au maximum.
Mes rendez-vous sont notés avec un prénom, parfois un surnom.
La correspondance entre l’agenda et vos fiches se fait par le nom, l’adresse mail ou le téléphone, dans cet ordre. Quand elle hésite, elle propose deux fiches possibles plutôt que de se tromper, et vous apprend au passage à corriger l’intitulé. Avec un peu de rigueur dans les titres de rendez-vous, le taux d’erreur devient très faible.
Le résumé est-il rédigé par une IA ?
La collecte des informations ne l’est pas : ce sont des dates, des montants, des objets de mails. Seule la synthèse des derniers échanges (« vous a demandé un devis pour X, vous avez répondu Y ») peut être rédigée par un modèle, à partir de vos propres mails, pour tenir en deux lignes. Vous pouvez la désactiver et recevoir les extraits bruts.
Automatisations liées
- Rendez-vous & agenda
Confirmer et rappeler les rendez-vous par SMS
- Avant
- Clients qui oublient, créneaux perdus.
- Après
- Confirmation immédiate, rappel J-1, créneau libéré en cas d’annulation.
moins d’absences
- Clients & service
Garder les fiches clients à jour toutes seules
- Avant
- Adresses et numéros périmés.
- Après
- Chaque échange met la fiche à jour.
qualité
- Administratif & documents
Transformer une réunion en compte rendu et en tâches
- Avant
- Notes perdues.
- Après
- Enregistrement, puis résumé, décisions, tâches assignées.
≈ 1 h/réunion · estimation
30 minutes gratuites. Vous repartez avec la liste et les prix.
Si rien ne vaut le coup d’être automatisé chez vous, je vous le dis.
Prix fixe · vos outils actuels · vous testez avant de payer le solde