Clients & service · qualité
Garder les fiches clients à jour toutes seules
Adapté à vos outils et à votre organisation lors du diagnostic
Un fichier clients se périme à la vitesse des déménagements et des changements de numéro. Cette automatisation lit vos échanges (signatures de mail, messages, formulaires) et met les fiches à jour, en vous signalant ce qu’elle a changé.
Avant
- La fiche client date de la première commande, il y a trois ans.
- Le nouveau numéro est dans un mail, l’adresse de facturation dans un autre.
- Une facture part à une adresse qui n’existe plus, une relance à un ancien salarié.
Après
- À chaque mail reçu, la signature est lue : téléphone, fonction, adresse ; un changement met la fiche à jour.
- Un formulaire de mise à jour part une fois par an aux clients dont la fiche n’a pas bougé.
- Vous recevez chaque semaine la liste des fiches modifiées, avec l’ancienne et la nouvelle valeur.
Ce qu’il faut chez vous
- Votre suivi clients : Google Sheets, HubSpot, Notion, Airtable ou un autre (il faut pouvoir y écrire).
- Une boîte mail Gmail ou Outlook dans laquelle lire les signatures.
- Vos règles : quels champs peuvent changer seuls (téléphone, fonction) et lesquels demandent votre validation (adresse de facturation, nom de l’entreprise).
Ce que ça coûte
1 200 à 1 900 €
Automatisation intermédiaire · Prix fixe, annoncé après le diagnostic gratuit.
Délai
2 semaines
De la commande à la remise, tests compris.
Exemple concret · situation type
Chez une agence de communication de Wasquehal
Pour qui : tous les métiers
Une centaine de clients actifs, des interlocuteurs qui changent de poste tous les deux ans, et un fichier HubSpot que personne n’a le temps de tenir.
Un mercredi, le responsable marketing d’un client écrit pour valider une maquette. Sa signature indique un nouveau numéro de portable et un nouveau titre : « directeur communication ».
La fiche HubSpot est mise à jour pour le numéro et la fonction. L’ancien numéro est conservé dans l’historique.
Le vendredi, la gérante reçoit le récapitulatif : sept fiches modifiées cette semaine, dont deux changements d’adresse de facturation en attente de sa validation.
Elle valide les deux en un clic. La prochaine facture partira au bon endroit.
Questions fréquentes
Elle peut se tromper et écraser une bonne information ?
Elle ne remplace un champ que quand la nouvelle valeur vient d’un mail du client lui-même, et elle garde toujours l’ancienne dans l’historique. Les champs sensibles (adresse de facturation, raison sociale, RIB) ne changent jamais sans votre accord : ils apparaissent dans le récapitulatif en « proposition ». Une erreur se corrige en rétablissant l’ancienne valeur, visible à côté.
Cela concerne-t-il aussi les prospects, pas seulement les clients ?
Si vos prospects sont dans le même outil, oui. La logique est la même : une fiche existe, un échange apporte une information plus récente, la fiche se met à jour. Pour un contact inconnu, elle ne crée pas de fiche seule (ce serait remplir votre suivi de fournisseurs et de publicités) sauf si vous le demandez pour certaines sources.
Et le RGPD, avec des fiches qui s’enrichissent toutes seules ?
Les informations mises à jour sont celles que vos clients vous communiquent eux-mêmes dans le cadre de votre relation (leurs coordonnées professionnelles), ce que le règlement permet pour l’exécution du contrat. Rien n’est collecté sur des sites tiers, rien n’est croisé avec des bases externes. Le formulaire annuel de mise à jour rappelle au client ses droits d’accès et de rectification.
Automatisations liées
- Devis & ventes
Envoyer les demandes du site directement dans votre suivi
- Avant
- Les formulaires arrivent par mail, se perdent.
- Après
- Chaque demande devient une ligne ou une fiche, avec sa source.
≈ 1 h/sem · estimation
- Rendez-vous & agenda
Recevoir la fiche du client avant chaque rendez-vous
- Avant
- On arrive sans contexte.
- Après
- Résumé de l’historique la veille.
qualité
- Clients & service
Envoyer un message aux dates importantes
- Avant
- On n’y pense jamais.
- Après
- Message le jour J, offre optionnelle.
fidélité
30 minutes gratuites. Vous repartez avec la liste et les prix.
Si rien ne vaut le coup d’être automatisé chez vous, je vous le dis.
Prix fixe · vos outils actuels · vous testez avant de payer le solde