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Facturation & trésorerie · ≈ 2 h/trim (estimation)

Préparer les pièces pour l’expert-comptable

Adapté à vos outils et à votre organisation lors du diagnostic

Le mail de l’expert-comptable arrive toujours au mauvais moment : « il me manque les factures d’achat de février et le relevé de mars ». Cette automatisation constitue le dossier au fil de l’eau et l’envoie à date fixe, complet.

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En fin de trimestre, les pièces rassemblées sur le Drive et l’export de la compta partent à l’expert-comptable

Avant

  • À chaque fin de trimestre, vous fouillez la boîte mail et le Drive pour retrouver les justificatifs.
  • L’expert-comptable relance deux fois, et la TVA se déclare à la dernière minute.
  • Certaines pièces manquent, et la charge n’est pas déduite.

Après

  • Les factures d’achat reçues par mail et les exports de votre logiciel sont classés chaque jour dans un dossier par mois.
  • À la date convenue, le dossier du trimestre est vérifié (pièces attendues, relevés) et envoyé au cabinet.
  • Vous recevez la liste de ce qui a été envoyé et de ce qui pourrait manquer, avant que le comptable ne le demande.

Ce qu’il faut chez vous

Google DriveLogiciel de comptaGmail
  • Un Google Drive ou un OneDrive où ranger les pièces, partagé avec le cabinet.
  • Votre logiciel de compta ou de facturation, pour l’export des ventes et des relevés.
  • La liste des pièces que votre expert-comptable attend chaque trimestre, telle qu’il vous l’envoie aujourd’hui.

Ce que ça coûte

1 200 à 1 900 €

Automatisation intermédiaire · Prix fixe, annoncé après le diagnostic gratuit.

Délai

2 semaines

De la commande à la remise, tests compris.

Exemple concret · situation type

Chez un traiteur de Béthune

Pour qui : tous les métiers

  1. Une centaine de factures fournisseurs par trimestre, reçues par mail pour la plupart, et un expert-comptable qui réclamait toujours les mêmes pièces.

  2. Tout le trimestre, chaque facture reçue est déposée dans le dossier du mois, renommée avec le fournisseur et le montant.

  3. Le 3 avril, le dossier du premier trimestre est constitué : factures d’achat, export des ventes, relevés bancaires, notes de frais.

  4. Une vérification signale qu’il manque la facture d’un grossiste habituel pour mars. Le traiteur la retrouve dans un mail personnel et la dépose.

  5. Le 4 avril, le cabinet reçoit un lien vers le dossier complet et un mail qui liste les pièces. Il ne relance plus.

Questions fréquentes

Mon expert-comptable a sa propre plateforme de dépôt. On peut l’utiliser ?

Souvent, oui : la plupart des plateformes acceptent un dépôt par mail ou disposent d’un espace de dépôt automatisable. Sinon, le dossier partagé reste la solution la plus simple, et le cabinet y récupère les pièces à son rythme. On regarde ensemble ce que sa plateforme permet.

Comment savez-vous qu’une pièce manque ?

Par comparaison avec les trimestres précédents et avec vos fournisseurs réguliers : si un fournisseur mensuel n’apparaît pas en mars, la vérification le signale. Ce n’est pas une garantie d’exhaustivité, mais ça attrape l’essentiel des oublis avant que le comptable ne le fasse.

Et les factures papier ?

Une photo envoyée sur WhatsApp ou déposée dans un dossier « à classer » suffit : elle est lue, renommée et rangée comme une facture reçue par mail. C’est la même mécanique que pour les tickets de frais.

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30 minutes gratuites. Vous repartez avec la liste et les prix.

Si rien ne vaut le coup d’être automatisé chez vous, je vous le dis.

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